Obchodní podmínky Pragovix

1. Úvod a rozsah podmínek

Tyto obchodní podmínky (dále jen „Obchodní podmínky“) upravují práva a povinnosti mezi eventovou agenturou Pragovix, působící na území České republiky (dále jen „agentura“) a jejím zákazníkem (dále jen „klient“) při objednávce, plánování, produkci a realizaci eventových služeb na míru, zejména luxusních eventů, casino-themed zábavy, firemních večerů, galavečerů, soukromých oslav a tematických večírků.

Obchodní podmínky tvoří nedílnou součást každé smlouvy či potvrzené objednávky mezi agenturou a klientem, bez ohledu na to, zda je smlouva uzavřena v listinné podobě, elektronicky nebo jinou dohodnutou formou. Odchylná ujednání uvedená ve smlouvě mají přednost před těmito Obchodními podmínkami, nejsou-li v rozporu s obecně závaznými právními předpisy.

Před odesláním poptávky, rezervací termínu nebo podpisem smlouvy se klient zavazuje důkladně seznámit s těmito Obchodními podmínkami. Odesláním poptávky prostřednictvím kontaktního formuláře, potvrzením nabídky nebo uzavřením smlouvy klient potvrzuje, že se s těmito Obchodními podmínkami seznámil, rozumí jim a souhlasí s nimi.

2. Definice pojmů

Pro účely těchto Obchodních podmínek mají níže uvedené pojmy následující význam:

• Agentura – obchodní subjekt vystupující pod značkou Pragovix, který se specializuje na návrh, produkci a realizaci prémiových eventů a casino-themed zábavy bez prvků hazardní hry za účelem výhry.
• Klient – fyzická nebo právnická osoba, která uzavírá s agenturou smlouvu o poskytnutí eventových služeb nebo odesílá závaznou objednávku služeb agentury.
• Služba – jakákoliv eventová, produkční, technická či kreativní služba poskytovaná agenturou, zejména návrh a produkce eventu, dekorace a scénografie, zajištění profesionálních krupiérů, hostesek, moderátorů, umělců, techniky, cateringových a doprovodných služeb, a to vždy bez skutečného hazardního hraní o peníze.
• Smlouva – individuální smluvní ujednání mezi agenturou a klientem, ať už ve formě rámcové smlouvy, objednávky, potvrzení nabídky nebo jiného dokumentu, který jasně specifikuje rozsah služeb, cenu, termín konání a další podstatné náležitosti.
• Event – konkrétní akce, událost či projekt zajišťovaný agenturou pro klienta (např. gala večer, casino night, firemní párty, soukromá oslava).
• Nabídka – cenová a obsahová specifikace navrhovaných služeb agentury, zaslaná klientovi na základě jeho poptávky, obvykle včetně vizuálních a produkčních návrhů.
• Třetí strana – dodavatel, umělec, technický partner nebo jiný subjekt zajišťující dílčí plnění, který je do realizace eventu zapojen na základě spolupráce s agenturou.

V případě nejasností výkladu některého z výše uvedených pojmů je rozhodující znění smlouvy mezi agenturou a klientem a účel, pro který byla daná služba objednána.

3. Objednávka a uzavření smlouvy

Proces spolupráce mezi agenturou a klientem zpravidla začíná nezávaznou poptávkou prostřednictvím kontaktního formuláře, e-mailem či telefonicky. Na základě poptávky následuje konzultace, během níž jsou upřesněny základní parametry eventu (typ akce, termín, počet hostů, rozpočet, místo konání, tematické zadání a další specifika).

Po úvodní konzultaci agentura připraví předběžný návrh konceptu a cenovou nabídku, která může obsahovat více variant řešení. Klient je povinen zkontrolovat správnost a úplnost údajů v nabídce, zejména termín, lokaci, rozsah služeb a cenové podmínky. V případě potřeby může klient požádat o úpravu nebo doplnění nabídky.

Ke vzniku závazkového vztahu dochází okamžikem písemného potvrzení nabídky klientem (např. e-mailem) nebo podpisem smlouvy oběma stranami. V některých případech může agentura podmínit platnost smlouvy uhrazením zálohy – v takovém případě se smlouva považuje za uzavřenou dnem připsání zálohy na účet agentury.

Klient se zavazuje poskytovat agentuře pravdivé a aktuální informace nutné pro přípravu a realizaci eventu a bezodkladně oznamovat veškeré změny, které by mohly mít vliv na průběh služeb (např. změna počtu hostů, přesun termínu, omezení v místě konání).

4. Platební podmínky

Cena služeb je stanovena na základě individuální cenové kalkulace vycházející z potvrzené nabídky a rozsahu požadovaného plnění. Všechny ceny jsou uvedeny v českých korunách (CZK), není-li ve smlouvě ujednáno jinak. Cenová nabídka zpravidla zahrnuje produkční služby, technické zajištění, personál, dekorace, dopravu a další náklady spojené s realizací eventu, nestanoví-li smlouva odlišně.

Agentura je oprávněna požadovat zálohovou platbu ve výši stanovené ve smlouvě nebo nabídce. Obvyklá výše zálohy činí 50–70 % z předpokládané konečné ceny eventu. Záloha je splatná ve lhůtě uvedené na zálohové faktuře. Uhrazením zálohy si klient zároveň závazně rezervuje termín a kapacity agentury i zapojených třetích stran.

Doplatek ceny je obvykle splatný po uskutečnění eventu na základě vystavené faktury v termínu splatnosti uvedeném na dokladu, nejpozději však do 14 dnů ode dne uskutečnění eventu, není-li sjednáno jinak. V případě rozsáhlých či vícefázových projektů může agentura sjednat odlišný harmonogram plateb.

Platba probíhá bezhotovostním převodem na bankovní účet agentury uvedený na daňovém dokladu, případně jiným dohodnutým způsobem. V případě prodlení klienta s úhradou je agentura oprávněna účtovat smluvní úrok z prodlení a případně pozastavit další přípravu nebo realizaci služeb až do úplného uhrazení dlužné částky.

5. Změny a storno podmínky

Klient je oprávněn požadovat změny v objednávce (například úpravu programu, navýšení nebo snížení počtu hostů, změnu lokace, rozšíření služeb) pouze po předchozím písemném odsouhlasení agenturou. Agentura posoudí proveditelnost změn s ohledem na časové, technické a kapacitní možnosti a případně připraví aktualizovanou cenovou nabídku.

Změny, které mají zásadní vliv na rozsah nebo charakter služeb, mohou být spojeny s navýšením ceny. Pokud změna způsobí snížení objednaného rozsahu služeb v období krátce před konáním akce, může agentura uplatnit storno poplatky pokrývající již vynaložené náklady, závazky vůči třetím stranám a blokaci kapacit.

V případě úplného zrušení eventu ze strany klienta se uplatní storno poplatky, jejichž přesná výše je stanovena ve smlouvě dle časového odstupu od plánovaného termínu akce. Obvyklé rozmezí storno poplatků se pohybuje od 30 % do 100 % z předpokládané ceny služeb, s ohledem na již zajištěné dodavatele, rezervace prostor a uhrazené zálohy.

Klient může v odůvodněných případech požádat o přeplánování termínu eventu. Agentura se vždy snaží nabídnout náhradní řešení, to však závisí na aktuálních kapacitách, dostupnosti prostor a třetích stran. Přesun termínu může být zpoplatněn podle výše vzniklých nákladů a smluvních závazků.

6. Odpovědnost a bezpečnost

Agentura odpovídá za profesionální přípravu a koordinaci eventu v rozsahu sjednaném ve smlouvě, za odborné vedení programu a za to, že veškeré poskytované služby budou realizovány s důrazem na bezpečnost hostů, personálu a majetku. V rámci casino-themed konceptu agentura organizuje výhradně zábavní a simulované hry bez možnosti skutečné výhry nebo prohry finančních prostředků.

Klient je povinen zajistit, aby hosté respektovali pokyny personálu agentury, bezpečnostní instrukce a pravidla používání prostor a techniky. Agentura nenese odpovědnost za škody způsobené nedodržením pokynů, nevhodným chováním hostů nebo třetích osob, které nejsou pod její přímou kontrolou.

V případě škod na majetku agentury nebo třetích stran vzniklých v souvislosti s eventem, za něž nese odpovědnost klient či jeho hosté, je klient povinen tyto škody uhradit v plné výši. Strany se zavazují řešit vzniklé situace prioritně dohodou a s maximální snahou o zachování plynulého průběhu akce.

Agentura nenese odpovědnost za škody způsobené vyšší mocí (např. živelní události, výpadky energií, mimořádná opatření orgánů veřejné moci) a za omezení služeb, která jsou těmito okolnostmi přímo způsobena. V takových případech se agentura a klient dohodnou na přiměřené úpravě termínu nebo rozsahu služeb.

7. Ochrana osobních údajů

Agentura při své činnosti zpracovává osobní údaje klientů a jejich zástupců v souladu s platnou legislativou České republiky a Nařízením (EU) 2016/679 (GDPR). Osobní údaje jsou zpracovávány zejména za účelem přípravy a realizace eventů, plnění smluvních povinností, fakturace, evidence a ochrany oprávněných zájmů agentury.

Podrobnější informace o rozsahu, účelech a době uchovávání osobních údajů, o právech subjektů údajů (zejména právo na přístup, opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost a námitku), a o způsobu jejich uplatnění jsou uvedeny v samostatných Zásadách zpracování osobních údajů, které jsou dostupné na webu agentury.

Agentura přijímá přiměřená technická a organizační opatření k zabezpečení osobních údajů proti ztrátě, zneužití, neoprávněnému přístupu nebo zveřejnění. Přístup k osobním údajům mají pouze oprávnění zaměstnanci a ověření partneři, kteří je nezbytně potřebují pro zajištění sjednaných služeb.

V případech, kdy je to nezbytné pro realizaci eventu (například komunikace s hotelem, cateringem či technickým dodavatelem), může agentura předat vybrané osobní údaje třetím stranám. V takovém případě agentura dbá na to, aby tyto subjekty plnily povinnosti stanovené právními předpisy na ochranu osobních údajů.

8. Reklamace a zpětná vazba

Vynikající zákaznická zkušenost a dlouhodobé vztahy s klienty patří mezi klíčové priority agentury Pragovix. Pokud by přesto došlo k situaci, kdy klient není s poskytnutými službami plně spokojen, je oprávněn uplatnit reklamaci či vznést námitky proti rozsahu nebo kvalitě plnění.

Reklamace by měla být podána písemně bez zbytečného odkladu, nejpozději však do 7 kalendářních dnů od uskutečnění eventu, a měla by obsahovat přesný popis vytýkaných nedostatků a návrh způsobu řešení. Agentura se zavazuje reklamaci prošetřit a klientovi písemně odpovědět v přiměřené lhůtě, zpravidla do 30 dnů.

V případě oprávněné reklamace může být klientovi nabídnuta přiměřená sleva z ceny, náhradní plnění nebo jiná forma kompenzace dle povahy situace. Strany se vždy budou snažit nalézt konstruktivní řešení, které respektuje prémiový charakter služeb a zachovává dlouhodobé partnerství.

Kromě formálních reklamací agentura klienty aktivně vybízí k poskytování upřímné zpětné vazby a referencí, které slouží k neustálému zlepšování nabídky, produkčních procesů i celkového host experience. Svou zkušenost můžete sdílet po akci přímo s dedikovaným account manažerem nebo prostřednictvím kontaktní stránky.

9. Závěrečná ustanovení

Tyto Obchodní podmínky vstupují v platnost a účinnost dnem jejich zveřejnění na webových stránkách agentury Pragovix a nahrazují veškeré předchozí verze obchodních podmínek. Agentura si vyhrazuje právo Obchodní podmínky jednostranně aktualizovat nebo doplnit, zejména v návaznosti na změny právních předpisů, interních procesů nebo nabízených služeb.

Právní vztahy mezi agenturou a klientem se řídí právním řádem České republiky. Pro řešení případných sporů vyplývajících ze smluvního vztahu nebo souvisejících s poskytovanými službami jsou příslušné soudy České republiky, není-li se zahraničním klientem sjednáno jinak.

V případě, že by některé ustanovení těchto Obchodních podmínek bylo shledáno neplatným nebo neúčinným, nemá tato skutečnost vliv na platnost a účinnost ustanovení ostatních. Neplatné nebo neúčinné ustanovení bude nahrazeno ustanovením, které svým smyslem a účelem co nejvíce odpovídá původnímu znění.

Nedílnou součástí smluvního vztahu mezi agenturou a klientem jsou rovněž Zásady zpracování osobních údajů a Zásady používání cookies, a dále specifikace konkrétních služeb a podmínek uvedená ve smlouvě nebo potvrzené nabídce. Pokračováním v jednání o produkci eventu a uzavřením smlouvy klient potvrzuje, že s těmito dokumenty souhlasí.